10. Компенсационные выплаты, связанные с исполнением трудовых обязанностей

10.2.2. Использование иного имущества

Для компенсаций за использование иного, нежели автомобили, личного имущества работников законодательно вообще не установлены никакие нормы возмещения (ни по налогу на прибыль, ни по НДФЛ).

В этой связи компенсация за использование иного, нежели автомобили, личного имущества работников не облагается НДФЛ в пределах размеров, установленных организацией (Письмо УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115).

При этом налоговики подчеркивают, что размер компенсации за использование личного имущества (например, личного сотового телефона) согласно трудовому договору должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием указанного имущества в трудовой деятельности. То есть организация должна иметь документы (или их копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество и расходы, понесенные при использовании данного имущества в служебных целях.

Отметим, что требование о необходимости документального подтверждения права собственности на имущество (в частности, на сотовый телефон), на наш взгляд, неправомерно. Дело в том, что владелец имущества, если это не недвижимость и не автомобиль, а, например, сотовый телефон, компьютер или принтер, как правило, не имеет никакого документа, подтверждающего его право собственности. Кроме того, ни в ТК РФ, ни в НК РФ нет требований о представлении таких документов.

Поэтому, на наш взгляд, организации достаточно иметь экономически обоснованный расчет суммы компенсации, выплачиваемой работнику на основании трудового договора, а также подтверждение того, что пользование сотовой связью действительно связано с осуществлением трудовой функции работника (иными словами, ему для работы действительно нужен сотовый телефон). При этом вся сумма компенсации не должна облагаться НДФЛ.

Пример. Приказом по организации установлено, что в связи с отсутствием на балансе организации служебных телефонных трубок работникам, использующим в трудовой деятельности свои личные сотовые телефоны, ежемесячно выплачивается компенсация в размере 50 руб.

В данной ситуации компенсации за пользование личными сотовыми телефонами не облагаются НДФЛ.

Обратите внимание! Помимо компенсации за использование непосредственно личного сотового телефона работника (т. е. самой телефонной трубки), организация может принять решение о компенсации стоимости служебных телефонных разговоров работников, произведенных по их личным сотовым телефонам.

В этом случае сумма, выплаченная в качестве компенсации стоимости звонков, должна подтверждаться детализированными счетами оператора связи с указанием номеров абонентов. Кроме того, на наш взгляд, от работника нужно каждый раз требовать письменные пояснения к представленным для компенсации счетам, подтверждающие тот факт, что соответствующие разговоры велись им не в личных, а в служебных целях.