9. Расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей И мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской федерации (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)

Нормы компенсации за использование для служебных целей личного автотранспорта утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организацией на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей".

Согласно указанному Постановлению установлены следующие нормы компенсации.

Приказом Минфина России от 04.02.2000 N 16н "Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок" установлены нормы для работников учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней.

В соответствии с Письмом МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419 выплата работникам производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации.

В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.

В соответствии с Письмом Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140 при выплате компенсаций налогоплательщику необходимо учитывать следующее:
- основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности, копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы);
- выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;
- в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;
- компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;
- за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Внимание! В НК РФ нет прямого указания на то, что расходы на топливо и горюче¬смазочные материалы принимаются в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, в пределах норм Минфин России и налоговые органы предлагают при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива и смазочных материалов для служебного автомобилей учитывать Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Министерством транспорта Российской Федерации 29.04.2003 (РЗ112194-0366-03). Такая позиция высказана, например, в Письме Минфина России от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223.

Кроме этого, в упомянутом Письме указано, что в отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при определении норм расхода топлива налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Внимание! Минфин России в Письме от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404 указывает, что согласно Письму Госналогслужбы России от 30.08.1994 N НИ-6-14/320 квитанция за парковку автомобилей, утвержденная Письмом Минфина России от 24.02.1994 N 16-38, может использоваться при расчетах с населением для учета наличных денежных средств без применения контрольно-кассовых машин. В том случае, если автостоянка использует при наличных расчетах контрольно-кассовую машину, подтверждающим документом будет являться кассовый чек.

Исходя из вышеизложенного, расходы для целей налогооблагаемой прибыли за парковку личного транспорта сотрудников могут быть учтены только в пределах установленных норм и только при наличии квитанций за парковку и кассовых чеков.