Глава 5. Документальное оформление

Договорившись провести взаимозачет требований, организации должны подписать акт (соглашение или любой аналогичный документ) о зачете. Поскольку форма такого документа не установлена, при его составлении необходимо руководствоваться требованиями, предъявляемыми к первичным документам. Они указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 20 июля 1998 г. N 34н. Составленный акт считается расчетным документом и поэтому должен быть подписан главным бухгалтером (п. 3 ст. 7 Закона N 129-ФЗ). Учитывая требования п. 4 ст. 168 НК РФ, в акте о зачете взаимных требований отдельной строкой необходимо выделить суммы НДС.

Можно порекомендовать включить в акт сведения о состоянии расчетов, сложившемся между сторонами до момента проведения зачета. При этом нужно указать суммы и состав задолженностей, ведь суммарная величина не может подменить детальной расшифровки долга. Также в обязательном порядке указываются реквизиты договоров, первичных документов и счетов-фактур. Этими документами подтверждаются операции, в результате осуществления которых образовалась задолженность. В акте обязательно надо отразить сумму зачета и состояние расчетов между сторонами после проведения зачета.

Часто встречается ошибка, когда при составлении документов о взаимозачете не указывается дата возникновения задолженностей. Эта дата определяется исходя из условий договоров.

После подписания акта (либо иного документа) отказ от совершенного зачета, например путем выставления нового требования о погашении долга, гражданским законодательством не предусмотрен (см. п. 9 Информационного письма ВАС РФ от 29 декабря 2001 г. N 65).

Взаимозачет можно оформить и в одностороннем порядке. Сторона, решившая провести зачет взаимных требований, оформляет документ о проведении такого зачета, который подписывается руководителем и главным бухгалтером организации и скрепляется печатью. Подписей представителей другой стороны не требуется - это подтверждено судебной практикой. Так, согласно Постановлению ФАС Северо-Западного округа от 31 мая 2004 г. N Ф04/2990-397/А75-2004 акт, не подписанный представителями поставщика, подтверждает зачет, поскольку для прекращения взаимных обязательств достаточно заявления одного из контрагентов. Отсюда следует, что у фирмы-покупателя были достаточные основания для вычета НДС.

Сделка по проведению взаимозачета вступает в силу с момента получения другой стороной заявления о проведении зачета. Поэтому в случае направления заявления одной стороной важно иметь подтверждение, что другая сторона заявление получила. Для этого необходимо убедиться, что исполнительный орган другой стороны не изменил своего адреса.

В заявлении необходимо указать, кому и кем оно направлено. Заявление должно содержать следующие данные: по каким требованиям производится зачет, основания их возникновения; сумма, на которую производится зачет, с выделением суммы НДС отдельной строкой; с какого момента организация считает себя по отношению к контрагенту и контрагента по отношению к себе не связанными какими-либо правами и обязательствами на сумму взаимозачета.

Поскольку документ составляется в одностороннем порядке, дата совершения операции по зачету взаимных требований назначается по усмотрению уведомляющей стороны. Это может быть конкретная дата, оговоренная в уведомлении отдельно, либо дата получения уведомления другой стороной, подтвержденная органами почтовой связи, либо дата истечения оговоренного в уведомлении срока и т.п. С этого момента задолженность стороны на зачтенную сумму прекращается. Но уведомляющей стороне в обязательном порядке необходимо иметь подтверждение о том, что заявление получено контрагентом.

Не рекомендуется включать в заявление оговорку о согласии контрагента на проведение взаимозачета. При ее наличии зачет встречных требований считается совершенным только с момента получения такого согласия.

Далее приводятся образцы писем об одностороннем, двухстороннем и многостороннем взаимозачетах (письма составляются на бланке предприятия).

Ниже приведен пример заполненного акта зачета взаимных требований.