Глава 3. Целевое финансирование в садовом товариществе
Расходы на мобильную связь
Часто садоводческое товарищество не имеет стационарного телефонного номера, поэтому сметой расходов предусматривается возмещение председателю товарищества и иным должностным лицам расходов на мобильную связь для оперативного решения вопросов, связанных с деятельностью товарищества.
Как правило, в смете указывается месячный или годовой лимит таких расходов. Однако работник товарищества может потратить сумму больше или меньше установленного лимита. Как определить обоснованность таких расходов и сумму полагающейся компенсации?
Можно, например, установить, что товарищество возмещает работнику стоимость всех разговоров, связанных с работой, на основе распечатки телефонных разговоров оператора сотовой связи.
Согласно Письму УФНС России по г. Москве от 9 февраля 2005 г. N 20-12/8153 в детализированном отчете должны содержаться: номера телефонов всех абонентов; коды городов (стран); даты и время переговоров; продолжительность и стоимость разговора.
Товарищество также может установить ежемесячную фиксированную сумму компенсации, независимо от фактически произведенных расходов. В смете указывают должность, фамилию, имя, отчество работника, получающего компенсацию, и ее сумму.
В Письме Минфина России от 23 мая 2005 г. N 03-03-01-04/1/275 сказано, что критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость для сотрудника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях. Однако трудовое законодательство не содержит прямого требования о составлении должностной инструкции. Согласно ст. 57 ТК РФ все права и обязанности работника по занимаемой им должности должны быть закреплены в трудовом договоре.
В Письме Минфина России от 31 декабря 2004 г. N 03-03-01-04/1/194 также говорится, что отразить необходимость использования сотового телефона можно в тексте самого договора. Однако этот вариант содержит элемент риска. Зачастую налоговые органы трактуют включение условия об оплате сотовых телефонных переговоров в текст трудового договора как часть условий об оплате труда. На этом основании они начинают требовать включения данных сумм в налоговые базы по НДФЛ и ЕСН.
Как избежать уплаты этих налогов?
В отношении размера компенсации расходов по мобильной связи налоговым и трудовым законодательством не установлены ограничительные нормы. Вследствие этого такую компенсацию (при правильном оформлении) можно не облагать НДФЛ и ЕСН в полном объеме исходя из положений п. 3 ст. 217 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. На эти выплаты не начисляются также страховые взносы на обязательное пенсионное страхование согласно п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации".
Что касается уплаты страховых взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, то взносы нужно начислять только на сумму компенсации, выплаченную работнику сверх установленных норм (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 июля 1999 г. N 765).
Единственное условие - это должна быть действительно документально подтвержденная компенсация произведенных расходов, а не дополнительный доход, полученный сотрудником.
Таким образом, хотя садоводческое товарищество и не ведет коммерческой деятельности и не уплачивает налог на прибыль, у него может возникнуть налогооблагаемая база по другим налогам в случае неправильного документирования расходов.
Поэтому мы все-таки рекомендуем подтверждать производственный характер расходов на сотовую связь следующими документами:
перечень должностных лиц, работа которых требует использования сотовой связи в служебных целях;
должностные инструкции на указанных лиц;
детализация звонков от оператора связи и составленная на ее основе бухгалтерская справка по служебным звонкам.
Как быть, если работник пользовался телефоном в служебных целях во внерабочее время: выходные, праздничные дни, дни отпуска?
В этом случае тем более необходимо привести документальное подтверждение расходов на оплату услуг сотовой связи и их служебный характер. А также можно в трудовом договоре с сотрудником указать, что данный сотрудник имеет ненормированный рабочий день.
Какие еще расходы можно возместить сотруднику?
В Письме УФНС по г. Москве от 9 февраля 2005 г. N 20-12/8153 перечислены расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы). Однако данное Письмо также содержит требование обязательного документального подтверждения служебного характера таких расходов.
И конечно же, данные расходы должны быть предусмотрены утвержденной сметой расходов садоводческого товарищества.
Возможен и другой вариант учета расходов: товарищество приобретает мобильный телефон, заключает договор с оператором связи и оплачивает счета за услуги связи. Работнику же телефон выдается для служебного использования. В этом случае также необходима расшифровка от оператора. В случае если работник вел со служебного телефона личные переговоры, налоговые органы трактуют оплату таких переговоров организацией как доход, полученный работником в натуральном виде. Данные выплаты включаются в налоговую базу по ЕСН в соответствии с п. 1 ст. 237 НК РФ, а в налоговую базу по НДФЛ - п. 2 ст. 211 НК РФ. Для того чтобы не уплачивать указанные налоги, можно предусмотреть в трудовом договоре с работником, что он обязан возместить товариществу данные расходы. Такой пункт договора позволит также избежать должностным лицам товарищества трений с ревизионной комиссией и членами товарищества.
Если организация не взыскивает с сотрудников суммы произведенных ими личных переговоров и не включает их стоимость в состав своих расходов для целей налогообложения, то отпадает необходимость в начислении ЕСН, поскольку согласно п. 3 ст. 236 НК РФ не облагаются ЕСН выплаты, не уменьшающие налогооблагаемую прибыль. На этом основании также не начисляются и страховые пенсионные взносы. Однако данной нормой могут воспользоваться только плательщики налога на прибыль организаций. Организации, применяющие специальные налоговые режимы, такой льготы лишены. НДФЛ же с дохода работника, полученного в натуральном виде (в виде оплаты его личных переговоров), исчислить придется в любом случае.
|
