10.2. Использование личного имущества в служебных целях

Использование иного имущества

Для компенсаций за использование иного, нежели автомобили, личного имущества работников законодательно вообще не установлены никакие нормы возмещения (ни по налогу на прибыль, ни по НДФЛ).

В этой связи компенсация за использование иного, нежели автомобили, личного имущества работников не облагается НДФЛ в пределах размеров, установленных организацией (Письмо УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115).

При этом налоговики подчеркивают, что размер компенсации за использование личного имущества (например, личного сотового телефона) согласно трудовому договору должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием указанного имущества в трудовой деятельности. То есть организация должна иметь документы (или их копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество и расходы, понесенные при использовании данного имущества в служебных целях.

Отметим, что требование о необходимости документального подтверждения права собственности на имущество (в частности, на сотовый телефон), на наш взгляд, неправомерно. Дело в том, что владелец имущества, если это не недвижимость и не автомобиль, а, например, сотовый телефон, компьютер или принтер, как правило, не имеет никакого документа, подтверждающего его право собственности. Кроме того, ни в ТК РФ, ни в НК РФ нет требований о представлении таких документов.

Поэтому, на наш взгляд, организации достаточно иметь экономически обоснованный расчет суммы компенсации, выплачиваемой работнику на основании трудового договора, а также подтверждение того, что пользование сотовой связью действительно связано с осуществлением трудовой функции работника (иными словами, ему для работы действительно нужен сотовый телефон). При этом вся сумма компенсации не должна облагаться НДФЛ.

Пример. Приказом по организации установлено, что в связи с отсутствием на балансе организации служебных телефонных трубок работникам, использующим в трудовой деятельности свои личные сотовые телефоны, ежемесячно выплачивается компенсация в размере 50 руб.

В данной ситуации компенсации за пользование личными сотовыми телефонами не облагаются НДФЛ.

Обратите внимание! Помимо компенсации за использование непосредственно личного сотового телефона работника (т.е. самой телефонной трубки), организация может принять решение о компенсации стоимости служебных телефонных разговоров работников, произведенных по их личным сотовым телефонам.

В этом случае сумма, выплаченная в качестве компенсации стоимости звонков, должна подтверждаться детализированными счетами оператора связи с указанием номеров абонентов. Кроме того, на наш взгляд, от работника нужно каждый раз требовать письменные пояснения к представленным для компенсации счетам, подтверждающие тот факт, что соответствующие разговоры велись им не в личных, а в служебных целях.