9.3. Оплата учебного отпуска и проезда к месту учебы

В силу ст. 173 ТК РФ работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования независимо от их организационно-правовых форм по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения, успешно обучающимся в этих учреждениях, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для:
- прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах соответственно - по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов соответственно - по 50 календарных дней (при освоении основных образовательных программ высшего профессионального образования в сокращенные сроки на втором курсе - 50 календарных дней);
- подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов - четыре месяца;
- сдачи итоговых государственных экзаменов - один месяц.

Помимо этого, работникам, успешно обучающимся по заочной форме обучения в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующего учебного заведения и обратно.

А работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения среднего профессионального образования независимо от их организационно-правовых форм по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения, успешно обучающимся в указанных учреждениях, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для:
- прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах - по 30 календарных дней, на каждом из последующих курсов - по 40 календарных дней;
- подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов - два месяца;
- сдачи итоговых государственных экзаменов - один месяц.

Работникам, получающим среднее образование, работодатель оплачивает один раз в учебном году проезд к месту нахождения указанного образовательного учреждения и обратно в размере 50% стоимости проезда (ст. 174 ТК РФ).

Примечание. Установленные ТК РФ гарантии и компенсации в обязательном порядке предоставляются только в том случае, если образовательное учреждение, в котором обучается работник, имеет государственную аккредитацию.

Если работник обучается в образовательном учреждении, не имеющем государственной аккредитации, работодатель не обязан предоставлять ему учебный отпуск и оплачивать проезд (50% стоимости проезда) к месту учебы и обратно.

Однако в таком случае порядок предоставления работникам учебных отпусков и оплаты стоимости проезда к месту учебы и обратно может быть установлен коллективным или трудовым договором (но это уже будет не государственная гарантия).

Примечание. Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые.

Это установлено ст. 177 ТК РФ.

В том случае, если работник получает второе высшее или второе среднее специальное образование, он не вправе рассчитывать на гарантии и компенсации, установленные ст. ст. 173 и 174 ТК РФ.

При этом организации могут по желанию предоставлять подобные гарантии и компенсации работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным на обучение в соответствии с трудовым договором или соглашением об обучении, заключенным между работником и работодателем в письменной форме.

Итак, если в организации работает студент, обучающийся в аккредитованном образовательном учреждении и получающий образование соответствующего уровня впервые, организация обязана оплатить ему учебный отпуск и стоимость проезда (или 50% стоимости проезда) к месту учебы и обратно.

Соответственно, возникает вопрос о порядке налогообложения этих расходов.

По мнению Минфина России, оплата работодателем проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно в случаях, предусмотренных ТК РФ, не подлежит обложению НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ (Письмо от 24.07.2007 N 03-04-06-01/260).

Если же работодатель оплачивает работнику стоимость проезда к месту учебы и обратно на основании трудового (коллективного) договора (т.е. в случаях, не предусмотренных ТК РФ), такие выплаты будут признаваться доходом работника и, как следствие, подлежат обложению НДФЛ.

Пример. Организация находится в Туле. Работник обучается в вузе в Москве на заочном отделении. Работник получает второе высшее образование.

Трудовым договором предусмотрено, что работнику один раз в год предоставляется учебный отпуск. При этом один раз в год работодатель возмещает работнику стоимость проезда до места нахождения учебного учреждения и обратно.

В данной ситуации, поскольку работник получает второе высшее образование, трудовое законодательство не обязывает работодателя оплачивать стоимость проезда. Поэтому данные выплаты будут признаваться доходом работника, подлежащим обложению НДФЛ.

Обращаем внимание, что законодательство не определяет вид транспорта, стоимость проезда на котором к месту учебы и обратно не подлежит обложению НДФЛ. Вид транспорта, маршрут и время оплачиваемого проезда выбирает сам работник.

Поэтому независимо от того, какой вид транспорта выбрал студент, организация в случаях, установленных ТК РФ, обязана оплатить ему стоимость проезда (50% стоимости проезда) к месту учебы и обратно.

Для оплаты проезда к месту нахождения учебного заведения работник должен представить в бухгалтерию организации справку-вызов.

Для лиц, обучающихся в вузе, форма такой справки утверждена Приказом Минобразования России от 13.05.2003 N 2057, а для лиц, обучающихся в среднем специальном учебном заведении, - Приказом Минобразования России от 17.12.2002 N 4426.

Помимо справки-вызова работник должен представить в бухгалтерию проездные документы, подтверждающие фактические расходы на проезд.

Обратим внимание на еще один момент.

Работодатель обязан оплачивать проезд только успешно обучающимся работникам. При этом, что означает термин "успешно обучающийся", трудовое законодательство не объясняет. По всей вероятности, имеется в виду, что студент должен сдавать все экзамены в срок и без пересдачи.

А если у студента имеются "хвосты"? Получается, что в этом случае у работодателя нет обязанности оплачивать ему проезд к месту учебы и обратно. Следовательно, если организация все же оплатит проезд такому студенту, то эту сумму придется включить в его доход, облагаемый НДФЛ.

В этой связи, во избежание спора с налоговой инспекцией, рекомендуем организациям требовать от обучающихся работников представления зачетной книжки или иного документа, подтверждающего его успешное обучение. Можно снимать копии с таких документов (например, зачетки) и хранить их вместе с остальными документами, подтверждающими расходы.

Пример. Организация находится в Туле. Работница организации обучается в Москве в учебном учреждении, имеющем государственную аккредитацию, на заочном отделении.

Работница получает первое высшее образование.

По окончании учебного отпуска работница представила в бухгалтерию организации проездные документы на сумму 1000 руб. и справку-вызов.

В данной ситуации расходы по проезду должны быть компенсированы в полной сумме, т.е. в размере 1000 руб. Сумма компенсации не облагается НДФЛ.

Пример. Работник организации, находящейся в Твери, обучается в Москве в учебном учреждении, имеющем государственную аккредитацию, на заочном отделении.

Работник получает первое высшее образование.

Два раза в году работник уезжает в Москву для сдачи сессии. При этом работодатель оплачивает стоимость проезда работника в Москву и обратно два раза в год.

Поскольку работодатель обязан оплачивать проезд к месту учебы и обратно только один раз в год, компенсация однократного проезда не будет облагаться НДФЛ. Компенсация, выплачиваемая работодателем в возмещение проезда второй раз в году, будет признаваться доходом работника, подлежащим обложению НДФЛ.

Как было сказано выше, помимо оплаты проезда организация оплачивает обучающемуся работнику учебный отпуск. При этом нужно учитывать, что оплата учебного отпуска в размере среднего заработка в п. 3 ст. 217 НК РФ не упомянута, поэтому она подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина России от 24.07.2007 N 03-04-06-01/260).

Дело в том, что в п. 3 ст. 217 НК РФ говорится о том, что не облагаются НДФЛ суммы возмещения расходов налогоплательщика, связанных с повышением профессионального уровня. А оплата учебного отпуска не является возмещением расходов. Это дополнительная компенсация, выплачиваемая студентам.

Отметим, что указанную позицию Минфина России можно попытаться оспорить в суде.

Например, в Постановлении ФАС Уральского округа от 27.02.2006 N Ф09-857/06-С7 сделан вывод о том, что учебные отпуска предоставлялись работникам с целью приобретения специальных познаний, то есть получение профессионального высшего образования вызвано производственной необходимостью. При таких обстоятельствах нет и не может быть никаких оснований для включения в налоговую базу по НДФЛ средней заработной платы, выплаченной сотрудникам за время их нахождения в учебных отпусках.

Однако, если организация-работодатель не желает спорить с налоговой инспекцией, рекомендуем с суммы, выплаченной студенту в счет оплаты учебного отпуска, удержать НДФЛ.